株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト

当社は、シェアードサービスとして採⽤・育成・給与・厚⽣などの⼈事業務並びに出納・決算などの経理業務の様々なサービスを提供しています。これらのサービスを通じて「特定個⼈情報」を含む多くの「個⼈情報」を取扱っており、当社の社会的責任は極めて⾼いものと認識しております。

従来から、情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などの防⽌に努め、安全性については万全を期してまいりました。

さらに、⽇本⼯業規格（JIS Q 15001)に準拠し、規則の制定および管理体制の整備などを内容とした個⼈情報保護マネジメントシステムを確⽴するとともに以下に掲げる個⼈情報保護⽅針を定め、役員および従業員に周知し、この⽅針に従い個⼈情報の適切な保護に努めます。

なお、当社は⼀般財団法⼈⽇本情報経済社会推進協会より、プライバシーマークの付与認定を受けております。

個⼈情報は、個⼈の重要な財産である。
このことを念頭に置き、株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイトで業務に従事する者は、当社の事業の⽤に供する個⼈情報について、その有⽤性に配慮しつつ、以下の基本⽅針に従い、個⼈情報を適切に取り扱うことにより、お客様、お取引先および従業員などからお預かりした個⼈情報を守り、その信頼に応えなければならない。

1.個⼈情報保護マネジメントシステムの確⽴および継続的改善

当社は、役員および従業員に個⼈情報保護の重要性を認識させ、個⼈情報を適切に保護するため、⽅針、体制、計画、実施、点検および⾒直しを含む、⽇本⼯業規格「個⼈情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q 15001）に適合した個⼈情報保護マネジメントシステムを確⽴し、これを実施し、維持し、かつ、継続的に改善します。

2.個⼈情報の取得・利⽤・提供

当社は、個⼈情報の取得に際しては、業務内容を⼗分考慮したうえで、その利⽤⽬的を特定し、適切かつ公正な⼿段により⾏います。そして、個⼈情報の利⽤および提供に際しては、厳正な管理の下に細⼼の注意を払い、特定された利⽤⽬的の達成に必要な範囲を超えた個⼈情報の取扱いを⾏いません。また、全社を挙げてそれに必要な対策に努めます。

3.安全対策の実施

当社は、個⼈情報の正確性および安全性を確保するため、技術⾯および組織⾯において安全対策を講じ個⼈情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などの是正および予防に努めます。

4.苦情および相談への対応

当社は、個⼈情報に関する本⼈の権利を尊重し、個⼈情報の取扱いおよび個⼈情報保護マネジメントシステムに関して、本⼈からの苦情および相談を受け付けて、これに適切かつ、迅速に対応します。

＜個⼈情報苦情および相談窓⼝＞
株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト 総務⼈事部マネージャ
電話︓06-6373-5185
受付時間︓9:00〜17:50（⼟・⽇・祝⽇および年末年始、ゴールデンウィークを除く）

5.法令・規範の遵守

当社は、個⼈情報の取扱いにおいて、個⼈情報の取扱いに関する法令、国が定める指針そのほかの規範を遵守します。また、当社の個⼈情報保護マネジメントシステムを、これらの法令およびそのほかの規範に適合させます。

1.事業者の名称および個⼈情報保護管理責任者の⽒名・所属・連絡先

株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト
個⼈情報保護管理責任者 北川 愛子
個⼈情報保護管理責任者の代理⼈ 関⾕ 信夫（総務⼈事部） Tel:06-6373-5185

2.個⼈情報の利⽤⽬的

• お客様から預託している個⼈情報は、お客様各社の⼈事業務（⼈事・給与・福利厚⽣・教育研修など）、採⽤業務、出納業務に使⽤します。
• 当社従業員の個⼈情報は、⼈事業務（⼈事・給与・福利厚⽣・社会保険・教育研修など）、採⽤業務および出納業務に使⽤します。

3.個⼈情報の第三者提供

当社は、次の場合を除き、個⼈情報をいかなる第三者にも提供・開⽰いたしません。
(1) 情報提供に関してご本⼈の同意がある場合
(2) ご本⼈からのお問い合わせなどの内容から、⼈事業務委託元会社およびその関連会社から回答⼜は対応することが適切と当社が判断した場合
(3) ご本⼈に明⽰した利⽤⽬的の実施のために、事前に機密保持契約を締結した業務委託会社や協⼒企業に対して開⽰する必要がある場合
(4) ⼈事業務に関連する⾦融機関などに個⼈情報を開⽰する必要がある場合
(5) ご本⼈個⼈を識別できない状態（統計的資料など）で開⽰する場合
(6) 法令⼜は指針・ガイドラインなどにより、第三者への開⽰が認められている場合
(7) ⼈の⽣命、⾝体および財産などに対する差し迫った危険があり、緊急の必要性がある場合であって、本⼈の同意を得ることが困難な場合
ただし、上記に関わらず、特定個⼈情報については、特定個⼈情報に関する法令⼜は指針・ガイドラインに規定され、第三者への提供・開⽰が認められている場合に限り、提供・開⽰対象とします。

4.個⼈情報の取扱いの委託

次に掲げる業務について、業務委託会社に委託する場合があります。
(1) 給与業務に関するデータエントリー・印刷・封入･配送業務
(2) カフェテリアプラン業務に関する印刷･封入・配送業務
(3) 社会保険業務に関する情報処理・印刷・封入・配送業務
(4) 健康保険関連業務全般（特定個人情報の利用を含む）
(5) 健康診断に関連する検査業務
(6) 各種保険・持株会に関連する業務（特定個人情報の利用を含む）
(7) 採用関連業務
(8) 教育・研修関連業務
(9) 特定個人情報の取得、保管、消去・廃棄業務
(10) 源泉所得税関連の届出業務および社会保険届出業務における特定個人情報の利用

5.個⼈情報の開⽰

お客様各社から預託されている個⼈情報の開⽰、個⼈情報に係わる訂正、追加、削除、利⽤停⽌などについては、お客様各社にお問い合わせください。
当社における個⼈情報に係わる開⽰などの⼿続き（開⽰、訂正、追加、削除、利⽤停⽌など、⼜は第三者への提供の停⽌）については、個⼈情報保護苦情・相談窓⼝担当である総務⼈事部まで個別にお申出ください。

【個⼈情報の開⽰⼿続き】

当社における個⼈情報に係わる開⽰、訂正、追加、削除、利⽤停⽌などの請求を受け付ける場合の⼿続きは、次の通りです。なお、第三者への提供の停⽌については、個別にお申出ください。

1. すべての開⽰対象の個⼈情報（保有個⼈データ）の利⽤⽬的
   ①採⽤応募者
   採⽤業務（採⽤の合否判定など）に使⽤します。
   ②当社従業員および退職者
   ⼈事労務管理業務（⼈事・給与・福利厚⽣・社会保険・教育研修など）および経費⽴替精算業務のために使⽤します。
2. 開⽰対象の個⼈情報（保有個⼈データ）の取扱いに関する苦情の申し出先
   株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト 個⼈情報保護苦情・相談窓⼝担当
   （総務⼈事部マネージャ） Tel : 06-6373-5185
   一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個⼈情報保護団体事務局
   Tel ︓ 0120-700-779 ⼜は03-5860-7565
3. 開⽰の対象
   当社で管理するご本⼈の個⼈情報
   （注）公益そのほかの利益が害されるものについては対象となりません。
4. 開⽰請求の受付⽅法
   1)当社の開⽰窓⼝「総務⼈事部」への来社⼜は郵送での受付となります。
   2)必要な書類は当社指定の「個⼈情報開⽰など申請書」並びに後記の確認書類です。
5. 開⽰請求できる⽅
   1)ご本⼈
   2)ご本⼈が委任した代理⼈
   代理⼈の場合は以下の通りとなります。

   法定 代理人	親権者	本人が未成年者のとき
   	未成年 後見人	未成年者に対し親権を行う者がいないとき、又は親権を行う者が管理権を有しないとき
   	成年 後見人	成年者に後見開始の審判があったとき
   任意 代理人		本人が開示請求を委任したとき

6. 開⽰請求時に提出いただく確認書類および⼿数料
   本人又は代理人自身を確認・証明するために以下の書類の提出もしくは提示が必要です。
   ※書類に機微情報（本籍地、身体障害事項など）が記載されている場合は、当社が判読できない状態にして提出もしくは提示してください。

   写真 付き	運転免許証
   	旅券（パスポート）
   	マイナンバーカード（表面）又は写真付き住民基本台帳カード
   	船員手帳
   	在留カード、特別永住者証明書
   	そのほか公的機関が発行する写真付き証明書

   写真 なし	各種健康保険証
   	各種年金手帳（証書）
   	住民票記載事項証明書（住民票の写しの原本）
   	福祉関係各種手帳（自治体発行）
   	戸籍個人（全部）事項証明書（戸籍抄本・謄本）
   	実印と印鑑登録証明書の原本
   	そのほか公的機関が発行する証明書

   （注）

   1. 来社される場合には、本⼈確認書類の原本をご持参ください。
   2. 郵送又は代理人の方が来店され手続きをする場合には、ご本人の確認書類については、上記の書類のコピーを同封又はご持参ください。
   3. 代理⼈の⽅が来社され、⼿続きをされる場合には、代理⼈の⽅の本⼈確認書類の上記の原本をご持参ください。
   4. 本⼈確認書類については、有効期限があるものについては提⽰⼜は送付された時点で有効なもの、有効期限がないものについては提⽰⼜は送付された3ヶ⽉以内に発⾏されたものに限ります。
   5. 写真なし証明書の場合は2種類以上の提出が必要となります。

   2)郵便での開⽰の場合、郵送料実費相当分を⼿数料としていただきます。

7. 代理⼈の資格を証明するための書類
   代理⼈の資格を証明するための書類（発⾏⽇から3ヶ⽉以内）の提出が必要です。

   代理⼈		代理⼈の資格を証明するための書類
   法定 代理人	親権者	本⼈との関係が証明できる⼾籍全部事項証明書（⼾籍謄本）、⼜は住⺠票記載事項証明書 （住⺠票の写しの原本）
   	未成年 後見人	本⼈との関係が証明できる⼾籍全部事項証明書（⼾籍謄本）、⼜は裁判所の選任決定書 （写し）、⼜は後⾒登記の登記事項証明書
   	成年 後見人	裁判所の選任決定書（写し）、⼜は、後⾒登記の登記事項証明書
   任意 代理人		開⽰請求の委任状（本⼈が⾃⼰の個⼈保有データの開⽰請求を代理⼈に委任したもので、本⼈が署名し実印を捺印したもの）、および本⼈の印鑑登録証明書

8. 開⽰する個⼈情報の内容
   1)本⼈の属性 ⽒名、⽣年⽉⽇、郵便番号、住所、電話番号、性別 など
9. 開⽰の報告
   1)開⽰報告の対象者
   ①ご本⼈⼜は法定代理⼈からの開⽰請求の場合 開⽰報告は開⽰請求者に対して⾏います。
   ②任意代理⼈からの開⽰請求の場合 開⽰報告は、原則として本⼈があらかじめ届出を⾏っている住所の本⼈宛に郵送いたします。
   2)開⽰報告の⽅法 本⼈限定郵便⼜はメールなどご本⼈が請求した⽅法での開⽰となります。
   3)開⽰の報告期限 開⽰の回答は開⽰報告書で開⽰請求の受付⽇から原則10営業⽇を⽬処に回答いたします。
   但し、調査に時間を要するなど10営業⽇以内に開⽰できない場合は、ご連絡いたします。
10. 開⽰しないことができる場合
    以下のいずれかに該当する場合は、開⽰いたしかねますので、予めご了承願います。ただし、開⽰しない場合はその旨理由を付して通知いたします。
    1)本⼈⼜は第三者の⽣命、⾝体、財産そのほかの権利利益を害するおそれがある場合。
    2)本⼈の確認ができない場合。
    3)代理⼈による請求で、代理権が確認できない場合。
    4)当社の個⼈情報に該当しない場合。
    5)当社の⼿続きをご了承いただけない場合。
    6)所定の書類に不備があった場合。
    7)そのほか法令に違反することとなる場合。

6.個⼈情報の安全管理のために講じた措置について

当社は、個⼈情報を適切に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個⼈情報保護⽅針などを策定し、個⼈情報保護マネジメントシステムを運⽤しております。
また、個⼈情報を取り扱う際は、組織的・⼈的・物理的・技術的観点に基づき安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細については、下記「個⼈情報保護苦情・相談窓⼝担当」にお問い合わせください。

7.個⼈情報提供の任意性および当該情報の不提供によりご本⼈に⽣じる損害

ご本⼈から提供していただく個⼈情報は、法令および当社の就業規則など諸規程に定められている事項を除き、ご本⼈の意志に基づき提供していただきます。
ご本⼈から当社へ情報の提供が⾏われた場合は、この基本⽅針に同意されたものとして取扱いたします。
また、情報提供に関してご本⼈に⽣じる損害は以下のとおりです。
(1)法令に定められている事項
・法令で定められている事項については、届出拒否や虚偽の届出を⾏った場合、関係各省庁への届出や申告が正確にできないため、ご本⼈が不利益を被る恐れがあります。 (2)当社の制度運⽤に関連する事項(業務受託各社の従業員の場合)
当社の就業規則に定められている事項については、届出拒否や虚偽の届出を⾏った場合、処遇などで不利益を被ったり、最悪の場合は、解雇されることがあります。
・そのほかの事項についても、当社における諸制度の運⽤などに利⽤するため、当社における処遇などで不利益を被る恐れがあります。